SaaS Adalah: Pengertian, Cara Kerja, dan Contohnya

Model ini kini mendominasi perangkat lunak bisnis. Sebagian besar produk pada direktori kami dijual dengan cara ini, sehingga memahami implikasinya membantu Anda membandingkan biaya dan risiko secara lebih jujur.

Pengertian SaaS

Pada model tradisional, perangkat lunak dibeli sebagai lisensi lalu dipasang di komputer atau server milik pembeli. Pembeli bertanggung jawab atas pemasangan, pembaruan, pencadangan, dan keamanan server.

Pada model SaaS, perangkat lunak berjalan di infrastruktur penyedia. Pelanggan mengaksesnya melalui peramban atau aplikasi klien, dan seluruh urusan server ditangani penyedia. Yang dibeli bukan salinan program, melainkan hak akses selama periode langganan.

Cara kerja SaaS

Sebagian besar layanan SaaS memakai arsitektur multi-tenant: satu sistem yang sama melayani banyak pelanggan, dengan data setiap pelanggan dipisahkan secara logis. Pendekatan ini menekan biaya penyedia dan memungkinkan harga langganan yang lebih rendah dibanding memasang sistem terpisah untuk setiap organisasi.

Konsekuensi arsitektur itu terasa dalam pemakaian sehari-hari. Pembaruan berlaku untuk semua pelanggan secara bersamaan, sehingga Anda tidak dapat memilih tetap memakai versi lama. Penyesuaian yang tersedia juga terbatas pada opsi konfigurasi yang disediakan penyedia, bukan modifikasi bebas terhadap kode.

Beda SaaS dan software desktop

Perbandingan konkret antara kedua pendekatan ini dapat dilihat pada ulasan Microsoft 365 vs Google Workspace, yang mempertemukan suite dengan aplikasi desktop penuh dan suite yang sepenuhnya berbasis web.

Kelebihan

• Biaya awal rendah. Tidak ada pembelian lisensi besar atau investasi server, sehingga usaha kecil dapat memakai perangkat lunak yang sebelumnya hanya terjangkau perusahaan besar.
• Pemeliharaan ditangani penyedia. Pembaruan keamanan, pencadangan infrastruktur, dan ketersediaan layanan menjadi tanggung jawab penyedia.
• Akses dari mana saja. Berguna untuk tim yang tersebar di beberapa kota atau bekerja secara hibrida.
• Kolaborasi lebih mudah. Karena data berada di satu tempat, penyuntingan bersama dan pembagian akses menjadi perilaku bawaan.
• Skala mengikuti kebutuhan. Jumlah pengguna dapat ditambah atau dikurangi tanpa membeli perangkat baru.

Keterbatasan

• Biaya jangka panjang bisa lebih besar. Langganan yang terlihat murah per bulan menjadi angka yang signifikan setelah beberapa tahun dan jumlah pengguna bertambah.
• Ketergantungan pada koneksi. Gangguan internet menghentikan pekerjaan, terutama untuk operasional yang tidak boleh berhenti seperti kasir di outlet.
• Kendali data berkurang. Data berada di infrastruktur penyedia, dengan lokasi penyimpanan yang belum tentu di dalam negeri.
• Perubahan sepihak. Penyedia dapat mengubah harga, batasan paket, atau menghentikan fitur, dan pelanggan hanya dapat menyesuaikan diri.
• Risiko keterikatan. Semakin banyak data dan proses yang bergantung pada satu layanan, semakin mahal biaya berpindah.

Yang perlu diperiksa sebelum berlangganan

1. Format dan kelengkapan ekspor data. Pastikan Anda bisa mengunduh data dalam format yang dapat dibaca sistem lain, bukan hanya laporan PDF.
2. Kebijakan retensi setelah berhenti. Berapa lama data disimpan dan bagaimana cara mengunduhnya setelah langganan berakhir.
3. Lokasi penyimpanan data. Relevan bila organisasi Anda memiliki kewajiban khusus terkait penempatan data.
4. Dokumentasi keamanan. Periksa apakah penyedia mempublikasikan penjelasan tentang enkripsi, kontrol akses, dan penanganan insiden.
5. Riwayat perubahan harga. Cari tahu apakah penyedia pernah mengubah struktur paket secara mendadak.
6. Batasan paket yang akan Anda pakai. Batas pengguna, penyimpanan, riwayat data, dan kuota otomatisasi lebih sering menjadi kendala daripada ketiadaan fitur.

SaaS, PaaS, dan IaaS

Tiga istilah ini sering muncul bersamaan dan menggambarkan tingkat layanan yang berbeda pada komputasi awan.

• SaaS. Anda memakai aplikasi yang sudah jadi. Contoh: layanan surel bisnis dan aplikasi akuntansi berbasis awan.
• PaaS (Platform as a Service). Anda memperoleh lingkungan untuk menjalankan aplikasi buatan sendiri tanpa mengurus server. Ditujukan untuk tim pengembang.
• IaaS (Infrastructure as a Service). Anda menyewa sumber daya dasar seperti server virtual dan penyimpanan, lalu mengelola sisanya sendiri.

Untuk sebagian besar usaha, yang relevan hanyalah SaaS. Dua istilah lainnya menjadi penting hanya jika organisasi Anda membangun perangkat lunak sendiri.